Combien de temps perdez-vous à chercher des documents égarés ? Classez-vous par piles ? Êtes-vous gêné par l’apparence de votre bureau lorsque vous rencontrez des collègues ou un client potentiel ? La recherche prouve qu’un espace de travail désencombré nous aide à penser plus clairement et augmente la productivité. Un bureau bien rangé renvoie également une image professionnelle et dégage une impression de compétence et d’efficacité.

Quel est le secret pour créer et maintenir un espace de travail organisé ? Bien qu’il n’y ait pas de bonnes façons d’organiser son bureau, le facteur le plus critique pour sa durabilité est un véritable désir de le faire fonctionner. Une fois que cette motivation est en place, vous constaterez que le processus d’organisation de votre bureau est beaucoup plus facile à gérer que le stress causé par le désordre !

3 étapes pour un bureau organisé

1. Posez-vous les bonnes questions. 

La première étape pour créer un système d’organisation efficace consiste à identifier le problème principal à résoudre :

• S’agit-il d’un lieu de travail désordonné (où les bureaux et les surfaces de travail sont empilés avec du papier) ?
• Est-il difficile de trouver un document lorsque vous en avez besoin ?
• Y a-t-il quelqu’un d’autre dans le bureau qui doit avoir accès aux dossiers ?
• Certains documents sont-ils classés sur papier et d’autres sur ordinateur ?
• Le mobilier de bureau détenu est-il suffisant pour votre organisation ?

Dans cette phase de “réflexion”, il est impératif de garder à l’esprit les besoins individuels de votre entreprise (par exemple, les clients répètent-ils leurs commandes, ou chaque travail est-il unique ?) et les exigences légales en matière de conservation des documents dans votre secteur.

2. Créez une méthode de différenciation. 

L’un des plus grands défis organisationnels est de pouvoir distinguer un sujet/projet d’un autre. Considérez les types de documents que vous traitez. Que vous choisissiez de classer un classeur par ordre alphabétique, d’utiliser un code couleur pour les chemises de classement ou de conserver les documents dans des dossiers électroniques, créez un système qui vous permette d’identifier clairement vos documents. Il est moins important de déterminer où un document “devrait” aller que de savoir où vous êtes le plus susceptible de le rechercher ultérieurement.

3. Positionnement par priorité.

Les projets/dossiers très importants sont sur le bureau. Il s’agit des documents ou des dossiers sur lesquels vous êtes en train de travailler en ce moment même. Il peut y avoir plusieurs dossiers de projets dans un porte-documents sur pied afin qu’ils soient visibles en permanence.

Derrière vous, sur une crédence ou un plan de travail, se trouvent les dossiers chauds pour d’autres projets importants qui attendent votre attention.

Les dossiers très importants et chauds font généralement l’objet d’un va-et-vient entre ces deux catégories et emplacements. L’important est de ne travailler que sur les documents d’un seul projet/sujet à la fois, mais d’avoir les autres à portée de main pour le moment où vous en aurez besoin.

Dans un tiroir ou un plan de travail plus éloigné, se trouvent les dossiers “cool” qui ne sont plus urgents, mais qui peuvent avoir besoin d’être référencés.

Dans une armoire à dossiers se trouvent les dossiers “froids”, c’est-à-dire les dossiers complets, qui peuvent ou non être récupérés à une date ultérieure si un nouveau projet connexe se présente.

L’organisation requiert de la pratique

La pratique est très importante, c’est la clé du maintien de tout type de système. Dans un cabinet unipersonnel, “il faut vraiment prendre l’habitude d’être organisé”. Elle recommande une routine spécifique qui, selon ceux qui l’ont adopté, s’avère très utile :

À la fin de chaque journée de travail, débarrassez votre bureau de tout ce qui s’y trouve, à l’exception du dossier sur lequel vous souhaitez concentrer votre attention lorsque vous commencerez à travailler le lendemain matin. Ce dossier peut rester sur le bureau. Tout le reste doit être rangé. Savoir que vous êtes prêt pour le lendemain peut vous aider à vous détendre et vous permettre de profiter de votre soirée.

Dans un bureau partagé par plusieurs personnes, la nouvelle stratégie d’organisation doit être communiquée clairement et souvent jusqu’à ce qu’elle devienne une routine. Chacun doit constamment faire sa part pour que le système réussisse dans le temps.

Découvrez dans cet article, comment aménager l’entrepôt de votre société.